Réponse à 15 questions sur le travail à distance – Gratuit : Audit complet de votre site internet

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Réponse à 15 questions sur le travail à distance
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Jorg Greuel / Getty Images

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La pandémie de coronavirus devrait changer fondamentalement le fonctionnement de nombreuses organisations dans un avenir prévisible. Alors que les gouvernements et les entreprises du monde entier disent à ceux qui ont des symptômes de s’auto-mettre en quarantaine et à tous les autres de pratiquer l’éloignement social, le travail à distance est notre nouvelle réalité. Comment les dirigeants d’entreprise, les gestionnaires et les travailleurs individuels font-ils ce changement soudain? Tsedal Neeley, professeur à la Harvard Business School, a passé deux décennies à aider les entreprises à apprendre à gérer des équipes dispersées. Dans ce Q&A édité, tiré d’un récent appel vidéo d’abonné HBR dans lequel les auditeurs ont pu poser des questions, elle offre des conseils sur la façon de travailler de manière productive à la maison, de gérer des réunions virtuelles et de diriger des équipes pendant cette période de crise.

Les organisations sont-elles préparées à cette transition soudaine?

L’ampleur et la portée de ce que nous voyons, avec des organisations de 5 000 ou 10 000 employés demandant aux gens de travailler à domicile très rapidement, est sans précédent. Donc, non, les organisations ne sont pas créées pour cela.

Quelle est la première chose que les dirigeants et les gestionnaires individuels peuvent faire pour aider leurs employés à se préparer?

Obtenez l’infrastructure appropriée. Les gens ont-ils la technologie requise ou y ont-ils accès? Qui a un ordinateur portable? Est-ce que ceux qui le font [have laptops] être en mesure de se connecter facilement à leurs organisations? Auront-ils le logiciel dont ils ont besoin pour pouvoir travailler, avoir des conférences téléphoniques, etc.? Qu’en est-il des employés qui n’ont pas d’ordinateurs portables ou d’appareils mobiles? Comment vous assurez-vous qu’ils ont accès aux ressources dont ils ont besoin pour travailler? Les managers directs doivent s’assurer très rapidement que chaque employé a un accès complet, afin que personne ne se sente laissé pour compte.

Que devraient faire les gens qui ne sont pas habitués au travail à distance pour s’y préparer psychologiquement?

Développez des rituels et ayez une façon disciplinée de gérer la journée. Planifiez un début et une heure de fin. Ayez un rythme. Prenez une douche, habillez-vous, même si ce n’est pas ce que vous portez habituellement au travail, puis commencez les activités de la journée. Si vous avez l’habitude de bouger physiquement, assurez-vous de l’intégrer dans votre journée. Si vous êtes un extraverti et habitué à beaucoup de contacts et de collaboration avec les autres, assurez-vous que cela se produit toujours. Demande toi: Comment vais-je me protéger de me sentir seul ou isolé et de rester en bonne santé, productif et dynamique? Créez cela pour vous-même.

N’oubliez pas que vous pourriez réellement aimer travailler à domicile. Vous pouvez jouer la musique que vous aimez. Vous pouvez penser de manière flexible à votre temps. Ça peut être amusant. Quant aux managers, ils doivent vérifier les personnes. Assurez-vous non seulement qu’ils sont installés, mais aussi qu’ils ont un rythme dans leur journée et un contact avec les autres. Demandez: «Que puis-je faire pour m’assurer que cette transition soudaine et rapide fonctionne pour vous?»

Comment ces enregistrements devraient-ils avoir lieu? En tant que groupe? En tête-à-tête? Par appels téléphoniques? Ou des chats vidéo?

Tout d’abord, vous devriez avoir une conversation de groupe sur la nouvelle situation. Dites: «Hé, les amis, c’est un monde différent. Nous ne savons pas combien de temps cela va durer. Mais je veux m’assurer que vous sentez tous que vous avez ce dont vous avez besoin. » Cela devrait être suivi d’un lancement d’équipe pour lancer cette nouvelle façon de travailler. Calculez: À quelle fréquence devons-nous communiquer? Que ce soit la vidéo, le téléphone ou Slack / Jive / Yammer. Si vous n’utilisez pas l’un de ces systèmes de médias sociaux, devriez-vous? Quelle est la meilleure façon pour nous de travailler ensemble? Vous devez aider les gens à comprendre comment effectuer un travail à distance et leur donner l’assurance que cela fonctionnera.

Une fois ces choses réglées, rencontrez votre groupe au moins une fois par semaine. Dans un environnement éloigné, la fréquence des contacts ne peut pas baisser. Si vous avez l’habitude de tenir des réunions, continuez de le faire. En fait, le contact devrait probablement augmenter pour toute l’équipe et ses membres. Les nouveaux employés, ceux qui travaillent sur des projets critiques et les personnes qui ont besoin de plus de contacts auront besoin d’un tête-à-tête supplémentaire. N’oubliez pas non plus que vous pouvez faire des choses amusantes virtuellement: happy hour, pauses café, déjeuner ensemble. Toutes ces choses peuvent aider à maintenir les relations que vous aviez au bureau. De nombreuses recherches montrent que les équipes virtuelles peuvent être complètement égales à celles co-localisées en termes de confiance et de collaboration. Cela demande juste de la discipline.

Comment le travail à domicile affecte-t-il la santé psychologique? Que peuvent faire les employeurs pour s’assurer que les gens restent concentrés, engagés et heureux?

Les gens perdent les conversations imprévues du watercooler ou du cappuccino avec des collègues dans le travail à distance. Ce sont en fait des parties importantes et importantes de la journée de travail qui ont un impact direct sur les performances. Comment les créons-nous virtuellement? Pour certains groupes et individus, ce sera une messagerie instantanée constante. Pour d’autres, il s’agira de conversations téléphoniques en direct ou de vidéoconférences. Certaines personnes pourraient vouloir utiliser WhatsApp, WeChat ou Viber. Un gestionnaire peut encourager ces types de points de contact pour la santé psychologique. Les gens ne pourront pas comprendre ces choses de façon organique. Vous devez les coacher. Un autre conseil: l’exercice. C’est essentiel pour le bien-être mental.

Quelles sont les trois principales choses que les dirigeants peuvent faire pour créer une bonne culture éloignée?

Il y a plus de 10 000 livres en langue anglaise sur Amazon sur la virtualité et comment diriger à distance ou à distance. Pourquoi donc? Parce que c’est très difficile à faire, et les managers doivent y travailler activement. Premièrement, assurez-vous que les membres de l’équipe ont constamment l’impression de savoir ce qui se passe. Vous devez communiquer ce qui se passe au niveau organisationnel car, lorsqu’ils sont à la maison, ils ont l’impression d’avoir été extraits du vaisseau-mère. Ils se demandent ce qui se passe dans l’entreprise, avec les clients et avec des objectifs communs. La communication autour de ceux-ci est extrêmement importante. Vous envoyez donc plus de courriels, partagez plus.

Lectures complémentaires

Au cours de cette période, les gens commenceront également à s’inquiéter des objectifs de revenus et d’autres livrables. Vous devez vous assurer qu’ils se sentent bien. Une autre chose est de veiller à ce qu’aucun membre ne se sente comme ayant moins accès à vous que les autres. À la maison, l’imagination des gens commence à se déchaîner. Il faut donc être accessible à tous de manière égale. Enfin, lorsque vous organisez vos réunions de groupe, visez l’inclusion et équilibrez le temps d’antenne, afin que chacun se sente vu et entendu.

Comment ces changements affecteront-ils la productivité?

La productivité ne doit pas du tout baisser. Il peut être maintenu, voire amélioré, car les trajets domicile-travail et les distractions au bureau ont disparu. Bien sûr, vous pourriez être à la maison avec votre partenaire ou vos enfants, et ces problèmes devront être résolus. Un autre problème pourrait être votre capacité à résoudre les problèmes rapidement lorsque vous ne pouvez pas vous rencontrer en personne, en temps réel. Cela pourrait créer des retards. Mais à part ça, je ne vois pas la productivité baisser. Il existe des preuves solides montrant que cela ne devrait pas changer.

Si les politiques de distanciation sociale perdurent pendant un certain temps, comment mesurez-vous la productivité de vos employés et éventuellement les examinez-vous sur ce travail?

Je dirai ceci à tous les managers: vous devez faire confiance à vos employés. C’est une époque et une époque où nous devons tenir compte des conseils d’Ernest Hemingway: «La meilleure façon de savoir si vous pouvez faire confiance à quelqu’un est de lui faire confiance.» Vous ne pouvez pas voir ce que font les gens. Mais équipez-les de la bonne façon, donnez-leur les tâches, vérifiez-les comme vous l’avez toujours fait et espérez qu’ils produisent comme vous le souhaitez. Vous ne pouvez pas surveiller le processus, votre examen devra donc être basé sur les résultats. Mais il n’y a aucune raison de croire que, dans ce nouvel environnement, les gens ne feront pas le travail qui leur a été confié. Le travail à distance existe depuis très longtemps. Et aujourd’hui, nous avons toutes les technologies dont nous avons besoin non seulement pour travailler mais aussi pour collaborer. Nous disposons d’outils de médias sociaux à l’échelle de l’entreprise qui nous permettent de stocker et de capturer des données, d’avoir des conversations un à plusieurs, de partager les meilleures pratiques et d’apprendre.

Parlons des réunions virtuelles. Quelles sont les meilleures pratiques, au-delà des conseils généraux pour clarifier votre objectif, faire circuler un agenda, préparer les gens à être appelés, etc.?

Tout d’abord, vous devez avoir des règles de base explicites. Dites: «Les gens, quand nous avons ces réunions, nous le faisons de manière agréable, nous éteignons les téléphones, nous ne vérifions pas les e-mails ou les tâches multiples.» Je recommande fortement la vidéoconférence si vous en avez la possibilité. Lorsque les gens peuvent se voir, cela fait vraiment une différence. Et puis vous faites confiance aux gens pour suivre les règles de base.

Deuxièmement, parce que vous n’avez plus de conversations avec des watercoolers et que les gens apprennent simplement à travailler à domicile, passez les six à sept premières minutes d’une réunion à vous enregistrer. N’allez pas directement à vos points de l’ordre du jour. Au lieu de cela, faites le tour et demandez à tout le monde: « Comment allez-vous les gars? » Commencez par la personne qui a le statut le plus récent ou le moins élevé ou celle qui parle le moins habituellement. Vous devez également partager, afin de modéliser le comportement. Après cela, vous présentez les éléments clés dont vous voulez parler et modélisez à nouveau ce que vous voulez voir, que ce soit en vous connectant, en posant des questions ou même en utilisant simplement votre technologie préférée, comme Zoom ou Skype Entreprise.

La dernière chose est que vous devez suivre ces réunions virtuelles avec une communication redondante pour vous assurer que les gens vous ont entendu et qu’ils sont d’accord avec le résultat. Supposons que vous ayez une vidéoconférence sur un sujet. Vous le suivez avec un e-mail ou un message Slack. Vous devez avoir plusieurs points de contact sur différents supports pour poursuivre la conversation.

Et comment facilitez-vous des conversations très complexes ou chargées d’émotions lorsque les gens ne sont pas face à face?

Vous ne pouvez soulever qu’un ou deux de ces sujets parce que vous n’avez pas le temps ou l’occasion de travailler sur les choses après la réunion. Vous ne pouvez pas simplement vous rendre au bureau des personnes pour faire un suivi. Alors, réfléchissez bien à ce que vous évoquez et quand et comment vous le faites. Mais vous pouvez toujours avoir ces conversations. Permettre aux gens de ne pas être d’accord pour affiner la réflexion de l’équipe est une chose très positive. Parfois, dans des environnements virtuels, les gens ne se sentent pas en sécurité psychologiquement, ils peuvent donc ne pas parler quand ils le devraient. Et donc vous pourriez même vouloir générer ou modéliser un peu de désaccord – toujours sur le travail, les tâches ou les processus, bien sûr, jamais rien de personnel.

À la lumière des fermetures de garderies et d’écoles, comment discutez-vous des enfants et des garderies?

Les leaders doivent être préparés à cette conversation et aider les gens à réfléchir à ces questions. Le brouillage des frontières entre le travail et la maison est soudainement venu sur nous, les managers doivent donc développer les compétences et les politiques pour soutenir leurs équipes. Cela pourrait impliquer d’être plus flexible sur les heures de travail des employés. Vous n’avez pas besoin de déjeuner à midi. Vous pourriez promener votre chien à 14h. Les choses sont beaucoup plus fluides et les gestionnaires doivent simplement croire que les employés feront de leur mieux pour faire leur travail.

Nous avons parlé de communication interne, mais quels conseils donneriez-vous aux personnes occupant des fonctions orientées client?

Nous avons vu des appels de vente virtuels et des engagements clients. Vous faites exactement les mêmes choses. Ici, il est encore plus important d’utiliser des supports visuels. Prenez tout ce que vous feriez face à face et continuez à le faire. Peut-être que vous ne pouvez pas boire ni dîner. Mais vous pouvez faire beaucoup. Sois créatif.

Que faites-vous dans une organisation où vous avez un mélange de cols bleus et de cols blancs? Ou pour ces collègues qui ne sont pas correctement équipés?

Les organisations doivent trouver un moyen de soutenir ces travailleurs: une sorte d’action collective pour les aider, sinon vous isolez complètement les personnes qui sont d’une importance cruciale pour votre opération. Je mettrais sur pied un groupe de travail, et je trouverais des solutions pour les garder connectés et faire en sorte qu’ils se sentent toujours valorisés. Et incluez-les dans la planification.

Si vous sentez que, malgré tous vos efforts, un employé se débat – pas concentré, seul – que pouvez-vous faire?

Lorsque vous voyez les signes – comme moins de courriels ou plus d’inhibition dans les conversations de groupe – parlez-leur. Augmentez les contacts et encouragez les autres à le faire également. Comprenez où ils se trouvent. Et leur procurer ce dont ils ont besoin. Les organisations devraient également s’assurer d’avoir des services d’aide aux employés en ce moment. Lorsque vous supprimez soudainement les routines régulières des gens et leur connexion avec les autres, et que c’est illimité, certains auront du mal et auront besoin d’aide supplémentaire. J’ajouterais que chaque PDG de chaque organisation doit être beaucoup plus visible en ce moment – par le biais de vidéoconférences ou d’enregistrements enregistrés – pour donner confiance aux gens, les calmer et être des guérisseurs ou des donneurs d’espoir en chef.

Voyez-vous cette crise changer la façon dont toutes les équipes et organisations opèrent à l’avenir?

Je pense que cela va élargir leurs répertoires. Les organisations, les équipes et les personnes expérimenteront davantage le travail virtuel. Beaucoup d’entre eux ont toujours voulu le tester comme moyen d’élargir leur portée ou leur main-d’œuvre. Ce n’est pas que les gens vont adopter définitivement ce nouveau format de travail, mais cette expérience augmentera la capacité de chacun. S’il y a un petit aspect positif dans ce gâchis dans lequel nous nous trouvons, c’est que nous développons certaines compétences qui pourraient être utiles à l’avenir. C’est mon espoir le plus profond.

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