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Autres transactions – Meilleures pratiques pour favoriser la réussite

15/04/2020

Par
Stephen Speciale

Photo: iStock

Imagine ça. Le Département de la défense avait un besoin urgent de véhicules blindés pour protéger les combattants contre les nouvelles menaces en temps de guerre. En appliquant une approche d’acquisition unique et sur mesure avec une attention particulière au temps et des solutions similaires déjà disponibles sur le marché commercial, il a réussi à mettre en service de nouveaux véhicules seulement 18 mois après avoir identifié le besoin du combattant.

Le programme auquel il est fait référence ici était le programme de véhicules protégés contre les embuscades résistant aux mines, qui a débuté en 2006. Le programme a-t-il été un succès? Absolument. Était-ce une solution sans risque ou parfaite? Non. Bien que le programme MRAP ait contribué à atténuer la menace et les pertes de combattants associées, il y avait des défis liés aux conditions opérationnelles sur le terrain, à la formation, au maintien en puissance, au transport et aux coûts. Cependant, le programme a finalement permis la création d’autres véhicules militaires qui sont encore largement utilisés aujourd’hui et soutient la façon dont les approches d’acquisition personnalisées peuvent produire des résultats fructueux.

L’autre autorité de transaction, ou OTA, est un phénomène populaire et en croissance continue au sein du ministère. Il permet aux entités du ministère de la Défense d’attribuer des accords OTA pour les efforts de recherche, de prototypage et de production essentiels à la sécurité nationale. Ce n’est pas une approche ou une stratégie d’acquisition; cependant, ce sont des options flexibles qui peuvent soutenir une approche ou une stratégie d’acquisition.

Compte tenu des priorités du leadership pour l’application accrue des méthodes d’acquisition adaptative, il est fort probable que les OTA seront un ingrédient clé du succès.

Les OTA sont des accords contraignants entre les organisations du ministère de la Défense et les partenaires de l’industrie qui diffèrent des contrats, des subventions et des accords de coopération du Federal Acquisition Regulation. Bien qu’il s’agisse d’une option innovante et flexible qui n’est pas soumise à toutes les lois et réglementations en matière d’acquisition, elles nécessitent une gestion rigoureuse du programme.

Le but des OTA est de tirer parti des technologies commerciales à des fins militaires, d’améliorer la base industrielle du pays et de permettre des solutions plus rentables et abordables sans bureaucratie extrême. Des opportunités sont disponibles pour les partenaires traditionnels de l’industrie de la défense et les entrepreneurs de la défense non traditionnels, tels que les universités, les organisations à but non lucratif et autres petites entreprises.

Voici quelques points à retenir:

Les OTA ne sont pas nouveaux pour le ministère. Bien qu’elle ait reçu des pouvoirs limités en 1989, ces pouvoirs se sont considérablement étendus depuis 2015. Par conséquent, davantage d’agences et de partenaires de l’industrie travaillent ensemble sur les accords. Les OTA diffèrent considérablement des contrats car les négociations ne sont pas limitées par des restrictions basées sur les FAR et permettent des conditions plus solides entre les parties. Cela comprend, mais sans s’y limiter, les droits de propriété intellectuelle, le titre de propriété, les conditions de paiement, le calendrier ou la durée du projet, l’analyse des coûts ou des prix, les rapports financiers et d’état du projet, les litiges, les recours et la résiliation.

Le Congrès a spécifiquement donné le pouvoir de favoriser la flexibilité des entreprises dans certaines circonstances. Malheureusement, il n’y a pas de processus universel ni de liste de contrôle à suivre par toutes les parties lors de la planification ou de l’exécution des accords. Cela est intentionnel, car des processus universels dans l’ensemble du Ministère pourraient entraver l’innovation et accroître la participation de l’industrie.

Étant donné que les OTA diffèrent selon les agences, ces entités doivent créer et maintenir individuellement une certaine forme de processus opérationnels standard pour soutenir la façon de les exécuter de la planification initiale à l’achèvement. Des exemples de processus commerciaux standard incluent les politiques organisationnelles, les instructions, les directives, les guides et les procédures opérationnelles standard. Ces ressources sont essentielles au succès car elles peuvent apporter une aide et une valeur considérables non seulement aux parties qui souhaitent faire affaire avec l’organisation de défense, mais également au personnel dirigeant ou soutenant le processus.

Il peut également y avoir d’immenses avantages pour les partenaires de l’industrie qui n’ont jamais fait affaire avec le ministère. Il dispose actuellement d’un «Guide OT» publié en novembre 2018 accessible au public; cependant, il est très large et n’est pas propre à chaque organisation du DoD. La création et le maintien de processus standard peuvent permettre des opérations cohérentes et efficaces, prévenir les erreurs de communication, minimiser la non-conformité aux lois et aider les organisations lors des évaluations ou des audits.

Puisqu’il n’y a pas d’option unique pour exécuter les OTA, les autorités de défense et les partenaires de l’industrie devraient être conscients des différentes options disponibles. Spécifique aux prototypes OT, le type d’OT le plus utilisé, il existe principalement quatre options d’exécution. La figure 1 fournit des informations utiles associées à chaque option.

Les agences doivent évaluer soigneusement toutes les options avant la sélection des options, selon le besoin spécifique ou l’expérience de l’entité avec les OTA. L’évaluation peut être effectuée par des études de marché et d’autres moyens pour soutenir efficacement la stratégie et les objectifs. Par exemple, si une organisation recherche un prototype qui pourrait être créé par des start-ups ou des sociétés commerciales existantes, il peut être dans l’intérêt de décerner une OTA par elle-même, via la Defense Innovation Unit, ou à un consortium.

Alternativement, si une agence cherche un prototype similaire à une autre agence gouvernementale cherche simultanément par le biais de son propre prototype OTA, il peut être dans le meilleur intérêt – et l’option la plus économique – pour elle de tirer parti de l’accord de l’autre agence gouvernementale. Le Government Accountability Office a signalé en 2019 que la majorité du financement des prototypes d’OTA entre l’exercice 2016 et l’exercice 2018 avait été octroyée à des consortiums.

En outre, le GAO a indiqué que le département – en réponse aux directives du Congrès – améliore ses rapports sur l’utilisation de l’OTA pour fournir davantage de données et de transparence. Compte tenu des options disponibles pour exécuter les OTA, il est essentiel que les organisations de défense et les partenaires industriels intéressés connaissent les options et leurs caractéristiques individuelles.

Un autre facteur de réussite est une bonne planification et une identification des paramètres de performance technique.

Ne pas planifier est la planification à l’échec. Étant donné que les parties peuvent négocier et adapter de nombreux éléments OTA, il est essentiel que toutes les parties impliquées effectuent des efforts de planification judicieux avant l’exécution. De plus, parce qu’ils promeuvent des pratiques commerciales «hors des sentiers battus», la gestion des risques n’est pas un choix, mais l’épine dorsale de l’effort du berceau à la tombe. Les agences devraient commencer à planifier avec un énoncé des besoins clair ou un problème défini soutenant un manque de capacités.

Ensuite, l’entité doit effectuer une étude de marché et une analyse des exigences adéquates pour déterminer si des solutions existent déjà ou si la capacité est possible parmi les partenaires de l’industrie. Des efforts de recherche de marché adéquats doivent tenir compte des produits et pratiques commerciaux existants, de la stabilité technologique et des efforts actuels similaires du ministère de la Défense ou du gouvernement fédéral.

Les entités doivent s’assurer que les OTA seront conformes aux codes, en fonction des caractéristiques de l’effort. L’agence doit articuler collectivement et clairement à quoi ressemble le succès et comment le succès ou le rendement sera mesuré. Le jeu final est-il un rapport résultant d’une recherche approfondie? Ou est-ce que la production de suivi du jeu final est si le prototype OTA réussit à combler l’écart de capacité?

Le gouvernement doit tenir pleinement compte des domaines clés liés aux coûts, au calendrier et à la performance tout au long de la vie du projet, car les OTA n’éliminent pas la nécessité d’une gestion efficace du programme. Ainsi, il convient de tenir compte des caractéristiques techniques ou des paramètres de performance essentiels, tels que la cybersécurité, la propriété intellectuelle, le transfert de technologie, les tests, l’intégration, l’interopérabilité et le maintien / la prise en charge du cycle de vie. Les parties impliquées devraient continuellement déterminer quand poursuivre ou mettre fin à l’effort sur la base d’une analyse coûts-avantages.

Les efforts de planification devraient également englober les moyens par lesquels le gouvernement fera connaître et solliciter les OTA. Les activités de publicité doivent cibler des partenaires industriels compétents et compétents identifiés à partir d’études de marché. Les activités de sollicitation doivent être créatives, par des méthodes justes et raisonnables, pour favoriser une concurrence maximale. Les méthodes comprennent les livres blancs, les ouvertures de solutions commerciales, les appels d’offres, les présentations de panels, les journées de l’industrie, LinkedIn et Twitter.

Les OTA nécessitent une réflexion critique et peuvent être incroyablement complexes. Outre les nombreux aspects des coûts, du calendrier et des performances à considérer et à évaluer, ils ont des exigences prédéfinies minimales et sont accompagnés de négociations uniques nécessitant des niveaux avancés de sens des affaires sous différents angles. Les OTA sont un sport d’équipe et devraient avoir une participation diverse du personnel technique et non technique.

Les programmes normalisés de formation ou d’accréditation OTA ne sont pas largement disponibles pour le ministère de la Défense ou le personnel de l’industrie. Le personnel doit chercher à suivre une certaine forme de formation OTA. Les entrepreneurs non traditionnels devraient également suivre une formation sur le système de facturation électronique qui sera utilisé pour soumettre les factures des travaux effectués sur les OTA. La facturation du département peut être lourde, en particulier pour les petites entreprises dont les opérations dépendent largement des flux de trésorerie opportuns.

Les OTA nécessitent également une documentation suffisante car ils ont plus de flexibilité et moins de contrôles internes par rapport à d’autres options commerciales. La documentation est également essentielle pour soutenir les actions liées à l’OTA qui étaient justes, raisonnables, transparentes et légales. La nécessité d’une documentation suffisante s’applique à la fois au gouvernement et aux partenaires de l’industrie.

Une documentation appropriée aide les organisations à établir des mécanismes de boucle de rétroaction continue bénéfiques pour reproduire les meilleures pratiques et tirer les leçons des lacunes. La documentation permet également à des individus indépendants ou impartiaux de suivre les décisions commerciales et le financement liés à l’OTA. La documentation est encore plus significative car les organisations de défense dépensent de plus grandes sommes d’argent des contribuables pour les OTA et le Congrès cherche des détails supplémentaires sur leur utilisation.

De plus, la loi exige que tous les prototypes d’OT supérieurs à 5 millions de dollars incluent une clause qui donne au GAO un accès complet aux enregistrements. Par conséquent, toutes les parties concernées doivent faire des efforts de documentation une priorité tout au long de la vie de chaque OTA. Le manque de documentation existante ou appropriée pourrait amener toutes les parties à recevoir un examen indésirable de

Congrès et direction de la défense. Le Congrès pourrait également réduire ou supprimer l’autorité si les parties ne créent pas ou ne conservent pas une documentation OTA suffisante.

La capacité de la nation à maintenir un avantage concurrentiel durable et à exploiter efficacement les méthodes d’acquisition adaptative dépend des OTA. Il est presque certain qu’ils continueront de gagner en popularité.

Bien qu’il s’agisse d’un objet brillant et brillant attirant une attention considérable d’une utilisation accrue, le ministère, ses agences et ses partenaires industriels doivent soigneusement planifier et exécuter les OTA du berceau à la tombe.

Bien qu’il s’agisse d’alternatives flexibles, elles s’accompagnent de risques, qui ne conviennent pas à toutes les situations, et n’ont pas de voie universelle pour garantir le succès. Les OTA doivent être traités comme un privilège plutôt que comme une autorité qui restera indéfiniment.

Une utilisation appropriée conformément à l’intention du Congrès pourrait produire une valeur considérable pour le Département de la défense et les partenaires de l’industrie. Alternativement, une utilisation inappropriée pourrait entraîner une utilisation inefficace des ressources des contribuables et le Congrès limiter ou éliminer l’autorité modernisée. Utilisons les OTA sous des formes justes et raisonnables. L’avenir en dépend.

Stephen Speciale est un spécialiste principal des acquisitions au Département de la défense et auparavant professeur à la Defence Acquisition University.

Les sujets: Département de la défense, contrats de défense

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