Audit et paiement des factures de fret: c’est plus que l’argent – Gratuit : Audit complet de votre site internet

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Audit et paiement des factures de fret: c'est plus que l'argent
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Mots clés: Services de paiement du fret, Services d’audit

Les fournisseurs de services FBAP utilisent les mégadonnées et l’intelligence d’affaires pour stimuler le changement d’entreprise mondial

Le paiement des factures de fret à temps et avec précision aide les expéditeurs à devenir des «expéditeurs de choix», une désignation qui facilite la sécurisation de la capacité et le transport fiable du fret.

Dans le même temps, peu d’expéditeurs veulent payer plus qu’ils ne doivent, ou plus que des expéditeurs similaires sur leur marché paient pour déplacer leur fret. « Ils veulent savoir que leur taux de fret et leurs coûts évaluatifs et autres sont en ligne avec le marché », a déclaré Jeff Pape, vice-président senior, responsable des produits et du marketing pour le transport mondial à la banque américaine basée à Minneapolis.

Les prestataires de services d’audit et de paiement des factures de fret (FBAP) sont en cause.

Ils ont l’expertise, la technologie et les processus nécessaires pour enquêter sur les factures d’un expéditeur, comparer les tarifs facturés à ceux pour lesquels l’expéditeur a conclu un contrat et dénicher les erreurs et dupliquer les factures. Beaucoup peuvent également comparer les tarifs d’un expéditeur à ceux de ses pairs et identifier les étapes pour augmenter l’efficacité.

Alors que le secteur de l’audit et du paiement des factures de fret opère en Amérique du Nord depuis près d’un siècle, il continue de s’adapter et de changer afin de répondre aux besoins des clients et de trouver une valeur cachée.

Tout comme elle a transformé la plupart des autres secteurs de l’économie, la technologie modifie l’industrie des FBAP. «Bien que les bases de l’industrie, telles que la réduction des dépenses et la fourniture d’améliorations opérationnelles et d’aide à la décision, n’aient pas changé, la technologie offre de nouvelles façons de fournir ces services, en particulier l’aide à la décision», explique Tom Zygmunt, directeur du marketing, du développement commercial et promotion auprès de Cass Information Systems, Inc., un fournisseur de factures de fret et d’autres services.

résoudre le puzzle

Par exemple, de nombreux prestataires de services proposent des solutions analytiques qui permettent aux expéditeurs d’identifier les économies de coûts, ainsi que des opportunités pour accélérer le service et mieux gérer leurs chaînes d’approvisionnement.

«Nous assistons à la transition du secteur d’un service de règlement à un service de renseignement sur les données», explique Shannon Vaillancourt, présidente de RateLinx, un fournisseur de solutions intelligentes d’audit et de paiement de fret.

«Les clients sont plus sophistiqués et souhaitent tirer parti des données obtenues au cours du processus d’audit du fret pour mieux comprendre leurs dépenses et leur efficacité en matière de transport et prendre de meilleures décisions stratégiques», dit-il.

Des informations précieuses

De nombreux fournisseurs FBAP proposent aujourd’hui des produits et services qui vont au-delà des offres traditionnelles d’audit et de paiement de fret. Il s’agit souvent de solutions de gestion des transports et d’outils analytiques qui permettent aux clients de mieux gérer leurs chaînes d’approvisionnement mondiales.

Dans le même temps, les attentes pour une communication plus opportune continuent d’augmenter. «De nombreux expéditeurs souhaitent que leurs paiements de fret soient traités et signalés quotidiennement», explique George Kontoravdis, président de Fortigo, fournisseur de FBAP et d’autres services. Des données fréquemment mises à jour fournissent des informations plus pertinentes sur les dépenses de fret et permettent des décisions plus éclairées.

La croissance du commerce électronique modifie également l’industrie FBAP. Avec plus de consommateurs qui achètent en ligne, une part croissante des expéditions sont de petits colis. «L’augmentation des expéditions de petits colis et de colis crée une quantité substantielle de données, qui doivent être saisies pour les rapports et l’extraction», explique Allan Miner, président de CT Logistics, un fournisseur de services FBAP. «Les coûts et les détails du dernier kilomètre ajoutent des données et des informations importantes pour les rapports et la mesure des performances des transporteurs. Les prestataires de services d’audit et de paiement des factures de fret peuvent capturer et exploiter ces informations.

Sécurisation des données

La confidentialité des données est également devenue une préoccupation majeure. «Les clients sont beaucoup plus sensibles à la confidentialité des données qu’ils ne l’ont jamais été», a déclaré Harold Friedman, vice-président directeur du développement mondial de l’entreprise chez Data2Logistics, un fournisseur mondial de services d’audit et de paiement de fret. Les expéditeurs demandent si les fournisseurs sont conformes au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et / ou ont obtenu des certifications d’organisations comme Privacy Shield ou TRUSTe. « Ces questions sont désormais monnaie courante », explique Friedman. « Il y a à peine un an, avant l’entrée en vigueur du RGPD, l’accent était beaucoup moins mis sur la confidentialité. »

Un autre changement est l’accent mis par de nombreux expéditeurs sur l’analyse des frais d’évaluation imposés, par exemple, sur les livraisons effectuées en dehors d’une fenêtre de livraison définie, explique Nick Fisher, directeur des ventes chez AR Traffic Consultants, un fournisseur de services logistiques de gestion des transports. Bien qu’il contribue moins aux frais de transport globaux que le taux de fret lui-même, ces frais peuvent néanmoins être substantiels, ajoute-t-il.

l’image globale

Compte tenu de la maturité du marché des FBAP en Amérique du Nord, le plus grand potentiel de croissance de l’industrie provient des entreprises et des opérations en Europe, en Asie, en Afrique et en Amérique centrale et du Sud. Et peu importe où ils sont basés, un nombre croissant d’expéditeurs recherchent des informations sur les factures de transport qui prennent une perspective mondiale.

«Ils ont besoin de fournisseurs FBAP qui ont des bureaux et des experts dans diverses régions du monde et peuvent gérer plusieurs langues et devises, tout en comprenant les différentes réglementations et politiques gouvernementales», explique Megan Bishop, directrice des opérations chez enVista, une société de logiciels et de solutions. Elle donne un exemple: Aux États-Unis, la plupart des expéditeurs peuvent payer à découvert une facture de transporteur en cas de divergence entre la facture et les informations de livraison. Cette pratique est moins courante en Europe.

La structure de l’industrie FBAP elle-même continue également de changer. Keith Snavely, vice-président directeur des ventes mondiales chez nVision Global Technology Solutions, Inc., prévoit une poursuite de la consolidation ainsi que des faillites dispersées. La baisse des coûts de la technologie facilite l’entrée des entreprises dans l’entreprise. Cependant, certains ont commencé à offrir leurs services à un prix inférieur ou égal à leur prix pour gagner des affaires, dit-il. Cela se retournera si les fournisseurs de FBAP ont des problèmes financiers parce qu’ils ne facturent pas suffisamment pour couvrir leurs coûts.

questions d’approfondissement pour les FBAP

Certes, la plupart des fournisseurs de FBAP gèrent leurs entreprises avec prudence et fonctionnent honnêtement. Même ainsi, avant de signer avec un fournisseur FBAP, les expéditeurs voudront les évaluer. Une partie importante du processus de sélection FBAP consiste à obtenir les états financiers vérifiés de la société, dit Zygmunt. Cela peut donner une certaine assurance qu’il est sur une base financière solide. Demandez également à voir le rapport SOC 1, Type 2 de l’entreprise, ajoute Zygmunt. Ce rapport évalue les contrôles internes d’une organisation sur une période de temps.

Vérifiez si l’entreprise dispose d’un cautionnement pour malhonnêteté suffisant pour couvrir raisonnablement les pertes potentielles, explique Friedman. Data2Logistics dispose d’une caution de 50 millions de dollars pour malhonnêteté. « Nous n’avons jamais eu à l’utiliser, mais il est là pour protéger nos clients et nous-mêmes, au cas où un acte malhonnête d’un employé entraînerait une perte », ajoute-t-il.

Visitez physiquement les opérations des prestataires d’audit de paiement et de paiement, y compris ceux situés en dehors de l’Amérique du Nord. « Il devrait s’agir de centres de traitement à service complet, avec des employés experts dans la région », explique Snavely. De cette façon, les clients peuvent travailler avec des personnes qui se trouvent dans le même fuseau horaire et connaissent leur langue.

Parce que la technologie est une force de plus en plus perturbatrice dans l’industrie, les expéditeurs devraient rechercher « un fournisseur axé sur la réduction des coûts de transport grâce à un audit et une récupération automatisés du fret dans tous les modes de transport, des analyses décisionnelles et des solutions d’optimisation des contrats », explique Hannah Testani, chef des opérations. officier avec Intelligent Audit.

Et lors de l’évaluation des fournisseurs de FBAP, regardez-la à partir d’une «proposition de valeur totale», explique Ross Harris, PDG d’A3 Freight Payment. Demandez à quel point les solutions seront réelles et utiles pour votre entreprise.

Certains fournisseurs qui tentent d’éviter la marchandisation peuvent vanter des systèmes qui n’apporteront pas beaucoup de valeur. « Est-ce que les dés flous suspendus au rétroviseur, par opposition à quelques cylindres supplémentaires, permettront à la voiture de rouler plus vite? » Demande Harris.

Vaillancourt identifie plusieurs questions supplémentaires à poser lors de l’évaluation d’un fournisseur et de ses logiciels. Demandez comment les données seront normalisées et nettoyées. Pour garantir une image complète de vos opérations, aucune donnée ne doit être supprimée et toute donnée non standard doit être corrigée.

Vérifiez que les données sont présentées dans les 24 heures et qu’elles sont exploitables. « Plus tôt vous voyez un problème, plus il est facile à résoudre », explique Vaillancourt. Vous devriez recevoir des alertes vous informant que quelque chose a besoin d’attention et des analyses vous expliquant pourquoi cela se produit, ajoute-t-il.

Enfin, demandez au prestataire s’il tentera de vous inciter, vous ou votre entreprise, à entreprendre ou non une action. « La réponse à cette question devrait être: » Non. Les données guideront toutes les décisions «  », a déclaré Vaillancourt. Le fournisseur FBAP ne devrait pas avoir à convaincre un expéditeur de faire (ou de ne pas faire) quoi que ce soit, car les données devraient révéler la solution.

Les fournisseurs suivants offrent les services FBAP qui aideront votre entreprise à répondre aux exigences d’un monde du fret en évolution.

Paiement de fret A3: la personnalisation est la clé

L’équipe qui a lancé A3 Freight Payment, basée à Memphis, apporte l’expérience et l’expertise acquises grâce aux postes qu’elle occupait dans une demi-douzaine de sociétés de paiement de fret. Leur objectif était de développer une entreprise qui s’appuie sur les meilleures pratiques de l’industrie, fournit un service client exceptionnel et des systèmes intuitifs, et utilise une approche transparente et collaborative. La plupart des clients d’A3 encourent environ 30 millions de dollars ou plus en frais de transport annuels.

« Nous offrons plus qu’un simple service d’audit et de paiement de factures de transport. »

-Craig Cameron
Vice-président, Ventes et marketing
Paiement de fret A3

A3 fournit les services hautement personnalisés souvent requis par les expéditeurs de gros volumes. «Par exemple, ils peuvent avoir des exigences complexes de codage du grand livre général ou plusieurs fichiers de correspondance pour lesquels ils doivent être validés», explique Harris. Ces caractéristiques signifient que l’entreprise peut ne pas s’intégrer dans le modèle commercial de certains fournisseurs de FBAP à volume élevé et hautement structurés, ajoute-t-il. Au lieu de cela, ils ont besoin d’un partenaire qui peut personnaliser ses solutions pour répondre à leurs besoins spécifiques.

À cette fin, lorsque A3 commencera à travailler avec un client, il lui posera des questions sur ses objectifs et ses préoccupations. Ils détermineront comment les deux organisations peuvent travailler ensemble pour maximiser la valeur de la solution A3. Par exemple, A3 travaille avec un fournisseur automobile qui a besoin que son fichier de système de gestion des transports (TMS) soit envoyé au fournisseur de paiement de fret, puis retourné dans les 24 heures, avec un montant cumulé pour ses frais de fret et d’évaluation.

Une fois le dossier retourné, l’entreprise comptabilise ses frais de transport. Au fur et à mesure que les factures arrivent, il les rapproche. « Bien que de nombreuses sociétés de paiement de fret puissent obtenir un fichier de correspondance TMS et l’utiliser comme source de validation, il est plus difficile d’obtenir un taux précis pour le processus de rapprochement », explique Craig Cameron, vice-président des ventes et du marketing chez A3. « Tout le monde n’est pas en mesure de le faire. » A3 peut.

Dans le cadre de son programme Last Mile, A3 a commencé à traiter un plus large éventail de transactions, y compris le transport de fret, ainsi que les transactions maritimes et par bateau à vapeur. Par exemple, A3 a travaillé avec un grand fabricant d’appareils électroménagers qui travaille en partenariat avec des entreprises qui gèrent la livraison et l’installation de ses produits. « Il ne s’agit pas simplement d’un processus simple de vérification et de paiement des factures de transport », explique Cameron. Parallèlement au fret, il existe plusieurs services complémentaires. La solution d’A3 permet à l’entreprise d’analyser les données afin d’identifier les opportunités de fonctionner plus efficacement.

De même, A3 adapte ses capacités de reporting et d’analyse à chaque client. Pour les utilisateurs qui ont besoin d’une vue d’ensemble de l’entreprise, A3 peut fournir des tableaux de bord graphiques de haut niveau qui sont mis à jour en temps réel. L’application Report d’A3 peut fournir un aspect plus profond et plus détaillé. Enfin, l’application Analyze d’A3, un outil de création de requêtes, permet aux utilisateurs expérimentés d’initier à des plongées approfondies dans leurs données, d’effectuer des extraits de données massifs et de créer des rapports très détaillés qui peuvent être utilisés pour être présentés à la direction, négocier avec des opérateurs ou pour une myriade d’autres utilisations.

« Lorsque notre site Web parle de solutions personnalisées pour chaque client, cela reflète vraiment notre approche », explique Harris.

AR Traffic Consultants: débloquer des économies

Depuis 1964, AR Traffic Consultants, basé à New York, propose, entre autres, le paiement et l’audit des factures de fret, le suivi des expéditions et des services logistiques tiers. Bien que AR Traffic travaille avec des organisations de toutes tailles, son point de prédilection est les entreprises de taille moyenne ou celles dont les revenus annuels se situent entre environ 50 millions de dollars et 500 millions de dollars.

« Nous aidons nos clients à gérer les frais d’évaluation, ce qui leur permet d’économiser une somme substantielle. »

-Nick Fisher
Directeur, Ventes
AR Traffic Consultants

De nombreuses applications logicielles d’AR Traffic sont propriétaires et conçues en interne, ce qui donne à AR plus de possibilités de personnaliser chaque solution pour mieux répondre aux besoins de chaque client que ce ne serait le cas avec des logiciels tiers, dit Fisher. « Nous avons engagé un investissement important dans la recherche et le développement technologique pour soutenir notre groupe de fret et d’audit, ainsi que nos divisions de conseil et de logiciels », dit-il.

Par exemple, AR Traffic continue d’investir dans sa base de données et son moteur de taux de fret. Lorsque ses clients signent des contrats de transporteur, ils enverront à AR une copie de l’accord. AR le charge dans son moteur de fret, ainsi que la base tarifaire du transporteur et les règles négociées pour ce contrat de transporteur.

Ensuite, lorsqu’un client doit accéder au tarif de transport correct pour ce transporteur, AR peut accéder aux tarifs à partir de sa base de données, appliquer les règles concernant les remises, les planchers et d’autres facteurs, et calculer ce que le transporteur devrait leur facturer. Ce « pré-audit » garantit un paiement correct et minimise la probabilité de frais incorrects et d’erreurs de classification, dit Fisher.

Les solutions AR Traffic peuvent coder les factures de fret au niveau SKU, permettant aux entreprises de répartir avec précision les coûts de fret entre différents produits. Ils peuvent également évaluer les factures de colis pour les défaillances de service, telles que les retards de livraison, et en tenir compte dans les paiements du client.

AR Traffic répond également à un intérêt accru des clients qui souhaitent accéder directement aux tarifs de fret, en leur permettant de se connecter avec les transporteurs. «Nous avons ouvert notre système de gestion des transports pour permettre à nos clients de profiter de cela», explique Fisher. Certains clients préfèrent cette approche, car ils n’ont plus besoin de travailler avec AR Traffic pour maintenir leur base de données de tarifs.

Certes, cela comporte certains risques. « Vous comptez sur le transporteur pour vous assurer que votre contrat est correctement enregistré dans sa base de données informatique », note Fisher. Les factures des transporteurs ne reflètent pas toujours le tarif négocié. « Vous pourriez payer le transporteur plus que vous ne le devriez, et vous ne sauriez jamais la différence », dit Fisher. Inversement, lorsque AR stocke les tarifs de chaque opérateur dans son moteur de tarifs, il peut facilement vérifier que la facture de son client reflète les tarifs contractuels.

Parallèlement à l’audit des factures de fret et des paiements, AR Traffic aide ses clients à vérifier les frais d’évaluation, qui varient généralement de 2% à 6% de leurs factures de fret globales. « En aidant les clients à mieux gérer ces frais, nous les aidons à économiser une somme substantielle d’argent », a déclaré Fisher.

Systèmes d’information Cass: détection des gains d’efficacité

Depuis plus de 60 ans, Cass Information Systems, Inc. fournit des services d’audit et de paiement des factures de fret à ses clients. En plus de son siège social à St. Louis, Missouri, Cass a des bureaux à Sao Paolo, au Brésil, aux Pays-Bas et à Singapour. Il travaille avec des entreprises du monde entier, les aidant à économiser de l’argent et à fonctionner plus efficacement de plusieurs manières.

« Un avantage principal pour nos clients est la réduction des frais de traitement », explique Zygmunt. Parce que Cass est spécialisée dans le traitement des paiements de fret, elle fournit une expertise et une efficacité opérationnelle qui profitent à ses clients.

Sur ses services d’audit, Cass économise généralement à ses clients entre 1% et 5% de leurs dépenses de fret. Pour ce faire, il vérifie que le transporteur applique le bon taux pour son type de marchandises, ainsi que les remises et les frais d’évaluation corrects, et que l’expéditeur est la partie qui doit être facturée pour le fret.

En outre, en tirant parti des informations obtenues au cours du processus de paiement, les entreprises peuvent généralement réduire de 10% à 20% leurs frais de transport. «Grâce à nos outils d’analyse commerciale, un client peut rapidement identifier les domaines dans lesquels les frais de transport sont ciblés et où ils pourraient devenir incontrôlables», explique Zygmunt.

Cass effectue également des audits au niveau des packages, une capacité clé, compte tenu de la croissance du commerce électronique et de l’explosion des livraisons de packages qui en résulte. Il peut également vérifier les défis potentiels qui peuvent survenir spécifiquement lors de l’expédition de colis, explique Zygmunt. Par exemple, les principaux transporteurs de colis imposent souvent divers frais d’évaluation qui doivent être vérifiés pour leur validité.

« Les factures de fret sont complexes », explique Zygmunt. « Cass comprend les frais de transport, est spécialisé dans ce type de service, dispose d’un solide système d’audit des factures de transport et est suffisamment grand pour continuer à investir dans la technologie et les processus pour fournir les dernières solutions à ses clients », ajoute-t-il.

Cass est à la fois une société ouverte et une holding financière. Il a commencé comme Cass Bank en 1906. En 1956, Cass a ajouté le traitement des factures de fret à sa liste de services. Vers la fin des années 1970, l’entreprise de paiement de fret est devenue la partie dominante de l’ensemble de l’entreprise. Cass utilise la banque pour effectuer des paiements pour ses clients, explique Zygmunt. Grâce à sa banque, Cass est également en mesure d’offrir des options de financement commercial à ses clients.

Et en tant qu’institution financière, « la stabilité financière et la sécurité sont au premier plan avec Cass », explique Zygmunt.

CT Logistics: capturer les actifs incorporels

CT Logistics, également connue sous le nom de Commercial Traffic Company, a commencé il y a 96 ans en tant que fournisseur de services d’audit pour les expéditions de fret ferroviaire et fluvial. L’entreprise, basée à Cleveland, Ohio, a été l’une des premières sociétés à auditer les factures de fret automobile, de colis, d’avion et de fret international. «Le service principal de CT Logistics a toujours été l’audit et le paiement des factures de fret», explique M. Miner.

« Les visualisations de données interactives permettent aux clients d’identifier plus facilement les problèmes de performances des opérateurs et d’appliquer immédiatement des actions correctives. »

-Allan Miner
Président, CT Logistics

Au cours des 96 dernières années, ses méthodes et outils ont, sans surprise, progressé. Dans les années 1980, CT a introduit FreitRater®, l’une des premières solutions informatisées pour l’audit et la notation des expéditions. Alors que le transport et la technologie évoluent, CT Logistics a continué d’investir dans FreitRater, ce qui en fait une solution logicielle de classe entreprise; disponible sous forme de système TMS sous licence, sous-traité à CT ou en tant que solution SaaS via le modèle de distribution basé sur le cloud de CT.

Aujourd’hui, la suite de solutions de CT comprend également la reconnaissance de caractères intelligente (ICR) pour les factures de fret et FreitWeb LCR, sa solution d’expédition en ligne à moindre coût.

En plus de l’audit traditionnel, CT Logistics « fournit des informations exploitables en temps réel et des analyses prédictives », explique Miner. Les outils de génération de rapports sophistiqués de CT permettent aux clients de visualiser facilement les graphiques, de générer des tableaux croisés dynamiques et de recevoir des rapports sur une base planifiée, ce qui leur permet de capturer et d’analyser des informations pouvant aider à la prise de décision. La plateforme Qlik Business Intelligent de CT Logistics permet aux expéditeurs de combiner de nombreuses sources de données afin d’analyser facilement plusieurs ensembles de données.

Le système de génération de rapports Qlik® permet également aux clients de créer des rapports, puis d’explorer n’importe quel champ ou élément de données. «Ces visualisations de données interactives permettent aux clients d’identifier plus facilement les problèmes de performances des opérateurs et d’appliquer immédiatement des actions correctives», explique Miner. Cela contraste avec certaines solutions de BI qui reposent sur une analyse basée sur les requêtes et limitent les utilisateurs à des explorations linéaires dans une vue partielle de leurs données, ajoute-t-il.

« Avec Qlik, vous pouvez développer, étendre et intégrer des analyses visuelles dans vos applications, portails ou n’importe où », explique Miner. Les tableaux de bord personnalisés Qlik sont configurés avec un cadre de gouvernance et de sécurité commun qui s’applique à tous les employés d’une organisation à travers le monde.

Parce que CT utilise son FreitRater® interne pour ses services FBAP, une des clés d’un partenariat efficace est l’intégration réussie avec les systèmes de ses clients, tels que leur WMS, ERP, AP ou d’autres applications logicielles. À cette fin, les ingénieurs logiciels de CT Logistics travaillent avec diligence pour assurer la «fonctionnalité du jour 1» pour l’intégration des données en amont et en aval et la génération de rapports de gestion, explique M. Miner.

L’équipe expérimentée de professionnels de la logistique de CT fournit également des conseils à valeur ajoutée et une gestion de projet pour les analyses de dépenses, l’analyse comparative et les comparaisons de coûts, entre autres fonctions, explique Miner.

Les économies réalisées sur un projet FBAP typique représentent entre 3% et 7% des dépenses totales de fret. Cela ne tient pas compte des « économies plus intangibles, mais inestimables » qui proviennent de la visibilité des données d’expédition, ainsi que des analyses prédictives possibles en raison des données capturées, y compris les tendances, les corrélations et les dépendances, dit Miner.

CTSI-Global: un soutien logistique de bout en bout

CTSI-Global travaille avec de nombreuses marques à travers le monde, traitant environ 14 milliards de dollars de factures de fret chaque année, a déclaré Richard Perry, vice-président du développement commercial de la société basée à Memphis, au Tennessee. « Tous recherchent des moyens plus efficaces et efficients de gérer leurs opérations logistiques et leurs processus d’affaires », dit-il.

« Nous rationalisons les expéditions entrantes et donnons aux clients une visibilité sur leur fret entrant. »

-Richard Perry, vice-président,
Développement commercial CTSI-Global

CTSI-Global peut vous aider. Grâce à sa technologie, CTSI-Global est capable de collecter des données sur les opérations des clients et des systèmes disparates à travers le monde. Il combine cela avec la connaissance de son réseau de transporteurs pour s’assurer que ses clients travaillent avec les meilleurs fournisseurs dans chaque région et optimisent leur acheminement de charge. «Le résultat est un soutien logistique de bout en bout qui peut fonctionner en votre nom», explique Perry. En plus de ses activités aux États-Unis, CTSI-Global possède des sites en Inde, en Irlande et à Singapour.

Dans le cadre de sa suite de solutions de services gérés, CTSI-Global peut aider les clients à gérer les expéditions de leurs fournisseurs entrants. Ils peuvent voir, par exemple, quand les produits quittent les fournisseurs et si un fournisseur expédie des commandes complètes. «Nous rationalisons cela et donnons aux clients une visibilité sur leur fret entrant», explique Perry. Avec cette solution, les entreprises peuvent également mettre en œuvre un programme de refacturation pour les fournisseurs qui s’écartent des politiques.

Récemment, une société d’appareils médicaux s’est séparée de sa société mère. Elle s’est appuyée sur le système de gestion des transports proposé par CTSI-Global pour gérer toutes ses activités d’expédition, de l’acheminement des expéditions à la gestion des documents. « Nous avons remplacé tout le département de la logistique et ils n’ont pas raté un battement », explique Perry.

Data2Logistics: relier les points

Data2Logistics, basée à Fort Myers, en Floride, possède les compétences et l’expérience requises pour travailler efficacement avec des expéditeurs dont les opérations couvrent le monde entier. Ses clients comprennent des petites et moyennes entreprises, ainsi qu’environ 10% du Fortune 500. Grâce à ses services, Data2Logistics récupère généralement 5% à 15% des dépenses de fret de ses clients.

« Nous avons les ressources nécessaires pour aider les expéditeurs à optimiser les tarifs de transport. »

-Harold Friedman
SVP, Global Corporate
Développement
Data2Logistics

En plus de limiter les frais de transport, de nombreuses entreprises recherchent un seul fournisseur pour fournir des informations sur une base mondiale, à partir d’une base de données unique, pour tous leurs modes de transport, explique Friedman. Data2Logistics peut gérer les exigences uniques qui entrent en jeu lorsque vous travaillez avec des taxes, des réglementations et des données à l’échelle mondiale.

Par exemple, lorsque les transactions sont effectuées dans une devise autre que le dollar américain ou l’euro, il conservera des enregistrements dans la devise locale, en euros et en dollars américains pour prendre en charge facilement les rapports mondiaux.

Comme de nombreux fournisseurs de FBAP, Friedman a observé un intérêt croissant des clients pour l’analyse commerciale. Data2Logistics est bien placé pour vous aider. En plus de décennies d’expérience en audit de fret, il peut fournir l’expertise et la technologie qui peuvent aider les expéditeurs de toutes tailles à tirer parti des informations qui peuvent être tirées de leurs données d’expédition. « Cela n’a rien à voir avec le traitement des factures, sauf que grâce à nos audits, nous obtenons les données », explique Friedman. «Nous avons les ressources nécessaires pour aider les expéditeurs à optimiser les prix de leurs expéditions de transport.»

Data2InformSM, leur plateforme de gestion des connaissances, exploite les données des expéditeurs pour accéder à des informations exploitables qui peuvent les aider à identifier des moyens de «livrer plus intelligemment», explique Friedman. Il commence par assembler une vue globale des dépenses et des opérations logistiques de l’organisation, y compris les frais d’évaluation et de transport, pour identifier les inducteurs de coûts. Grâce à ses capacités analytiques, Data2InformSM peut identifier les opportunités de fonctionner plus efficacement en modifiant, par exemple, les types de services et / ou les modes de transport.

Alors que de plus en plus d’expéditeurs recherchent des «systèmes en boucle fermée», Data2Logistics peut également aider. Friedman décrit comment cela peut fonctionner: Une entreprise initie un envoi sortant, créant un manifeste ou un connaissement qui est envoyé électroniquement à Data2Logistics, qui à son tour associe cet enregistrement aux informations sur le fret qu’il reçoit des transporteurs. Cela lui permet de répartir les frais de transport, souvent jusqu’au niveau SKU, permettant aux clients de fixer le prix de leurs produits avec plus de précision.

En plus de son expertise en audit, paiement et analyse des factures de fret, Date2Logistics prend au sérieux son obligation de protéger les informations privées des clients. Il est depuis longtemps certifié TRUSTe et Privacy Shield et prend également en charge le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne.

enVista: Retrouver les remboursements

enVista LLC est un fournisseur mondial d’audit et de paiement de factures de fret, un expert dans la sélection de systèmes et la mise en œuvre de systèmes de gestion de la main-d’œuvre, des transports et des entrepôts, un partenaire certifié Microsoft Gold et un chef de file en stratégie de réseau et en conception et construction d’installations, entre autres. services, explique Megan Bishop, directrice des opérations. «Grâce à ces services, nous aidons à optimiser l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement», dit-elle. Basée à Carmel, dans l’Indiana, enVista exploite également huit bureaux dans le monde.

« Nous optimisons l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement, générons des revenus et renforçons l’engagement des clients. »

-Megan Bishop
Directeur, Opérations
enVista

De plus, enVista « aide les clients à unifier le commerce, afin qu’ils puissent générer des revenus et renforcer l’engagement des clients », explique Bishop. Il le fait par le biais d’une gamme de solutions, y compris la gestion des commandes, les points de vente et les systèmes de traitement des commandes, ainsi que la livraison directe des fournisseurs et la gestion des partenaires commerciaux.

Avec sa solution FBAP, enVista travaille avec des entreprises de toutes tailles et de différentes régions du monde. Ses clients proviennent d’un éventail d’industries, dont beaucoup du secteur de la vente au détail.

Alors que l’audit des factures de fret reste une capacité clé, les services d’analyse et de conseil proactifs d’enVista permettent aux clients d’améliorer la visibilité de leur fret, d’accroître le contrôle opérationnel et financier et de réduire les dépenses de transport.

Par exemple, les solutions d’enVista ont fourni une plus grande visibilité sur les dépenses de transport de cinq divisions d’une société d’ingénierie mondiale, tout en rationalisant le traitement des factures. Entre autres avantages, l’entreprise a réduit le nombre de factures nécessitant des corrections de plus de 40%. En six mois, il a permis de réduire les coûts de traitement des factures de près de 20%.

Bien qu’aucune intégration de système informatique ne soit généralement requise avant qu’enVista puisse effectuer un audit de fret, une intégration peut améliorer le service fourni. Il peut s’agir d’une intégration unidirectionnelle ou bidirectionnelle. Dans une intégration unidirectionnelle, enVista capture les informations du client via, par exemple, un flux provenant du système de gestion de l’entrepôt. En capturant ces données directement à partir de la source, la valeur de l’audit et les informations contenues dans les rapports peuvent être à la fois plus profondes et plus larges. Dans une intégration bidirectionnelle, enVista fournit les données auditées directement à ses clients. Habituellement, cela se fait via un lien vers les solutions ERP de ses clients.

Grâce à sa plate-forme de veille stratégique axée sur le transport, enVista peut facilement, avec précision et rapidement manipuler les données pour fournir des analyses proactives et des analyses de simulation.

Par exemple, une analyse peut révéler qu’un client expédie des colis en utilisant des services de nuit standard et prioritaires. Cependant, le service prioritaire offre une différence de quelques heures seulement dans le délai de livraison. Le service de nuit standard est moins cher et respecte toujours les accords de niveau de service. La plate-forme d’enVista peut calculer le montant que le client pourrait économiser en déplaçant plus de forfaits vers le service de nuit standard.

En travaillant avec un détaillant de café spécialisé, enVista a récupéré plus de 420 000 $ de frais résultant d’erreurs de notation. En plus de cela, il a calculé le remboursement dû à l’entreprise pour les frais de carburant et les évaluations, en calculant les différences entre les montants facturés et les tarifs contractuels. Le client a également gagné en visibilité sur l’ensemble de ses charges. «La plate-forme de veille stratégique nous a aidés à identifier de nombreuses opportunités au bénéfice de nos clients», explique Bishop.

Fortigo: fournir des liens vitaux

Parmi les principaux services offerts par Fortigo, Inc. figurent sa solution d’audit et de paiement des factures de fret et son système de gestion des transports basé sur le cloud, explique George Kontoravdis, Ph.D. et président de la firme d’Austin, au Texas.

« Notre technologie optimise et audite la logistique du fret pour aider les entreprises à accroître leur rentabilité. »

-George Kontoravdis
Président, Fortigo

La plate-forme de gestion des transports de Fortigo relie électroniquement les expéditeurs, les transporteurs, les fournisseurs et d’autres partenaires commerciaux afin que tous puissent afficher les mêmes informations. La solution est neutre pour les opérateurs et peut évoluer pour répondre aux besoins de la plupart des entreprises. Il permet aux expéditeurs de suivre et d’analyser les données d’expédition, puis de tirer parti de ces informations pour réduire les coûts, améliorer le service client et améliorer la prise de décision, entre autres avantages.

La solution d’audit de fret de Fortigo examine automatiquement les factures de fret et identifie les inexactitudes entre les tarifs contractuels et les tarifs facturés aux expéditeurs, tout en tenant compte des accords de niveau de service, des remises sur volume et d’autres facteurs. Par conséquent, Fortigo peut éviter les trop-payés par inadvertance.

Le logiciel d’audit de fret peut également faire correspondre les envois à leurs numéros de commande ou bons de commande d’origine, minimisant ainsi le risque de factures en double. «Notre technologie optimise et audite la logistique du fret pour aider les entreprises à réduire les coûts, à améliorer la satisfaction des clients, à améliorer la conformité et à accroître la rentabilité», a déclaré Kontoravdis.

Grâce à cette solution, les expéditeurs peuvent également soumettre automatiquement à leurs transporteurs des demandes de remboursement pour échec de service.

The system can produce numerous customizable reports based on user-defined search criteria, such as summaries of spending by time period, mode, charge category, and carrier. Dashboards enable users to quickly identify spending trends. Built-in carrier performance reports highlight deviations from service level agreements, and can bolster clients’ abilities to effectively negotiate new contracts. « These reports provide users with the insight that enables them to cut spending in multiple ways, » Kontoravdis says.

To begin the auditing process, Fortigo will integrate with its client’s financial system. Fortigo’s systems easily integrate with most established supply chain software solutions. Additional integrations with the shipping and warehousing systems also may be required. These can enable closed-loop audits, in which purchase order data is matched against freight bills, yielding increased accuracy and functionality.

The typical implementation runs about three months, although this will vary based on the number of carriers, contracts, and other factors specific to each client. Most of Fortigo’s clients spend at least $10 million on transportation annually.

Fortigo also connects with a growing number of carriers. As a result, a shipper that’s expanding or redesigning its transportation network can simply input its new strategy into Fortigo. « The company can quickly move from planning to execution, » Kontoravdis says.

On a new freight bill audit deployment, companies often save between 5% and 15% of their logistics spending. On an ongoing basis, companies typically save between 1% and 1.5% of their overall logistics expense. « While a small percentage, this can still be a significant dollar amount, » Kontoravdis says.

Intelligent Audit: Mastering Complexity

Intelligent Audit is a technology leader in parcel and freight audit, business intelligence, and transportation spend optimization. The firm’s proprietary technology, paired with a team of strategic account managers, helps some of the largest and most complex global shippers analyze, benchmark, optimize, and gain critical insights into their global transportation network, and become smarter shippers.

« Our technology allows clients to leverage data to reduce costs, enhance visibility, and improve the customer experience. »

-Hannah Testani
Chief Operating Officer
Intelligent Audit

« Intelligent Audit’s best-in-class audit and reporting technology allows clients to leverage their data to reduce costs, enhance real-time visibility, and improve the end-customer experience, » says Hannah Testani, chief operating officer.

Intelligent Audit, which is based in Rochelle Park, New Jersey, works with companies from across the globe and across industry verticals. Customers’ annual transportation expense can range from less than $1 million to more than $3 billion.

Intelligent Audit recently partnered with Triumph Bank to provide fully integrated, bank-backed, freight payment processing. Through this partnership, Intelligent Audit can help its clients streamline accounts payable, optimize working capital, become a shipper of choice, and enhance the security of their supply chains.

Intelligent Audit’s solution is cloud-based, minimizing integration requirements. However, Intelligent Audit often works with its customers to access their TMS data and SKU information. This data helps Intelligent Audit provide more valuable insight. It also allows them to create true accruals for customers, showing both the shipments that have been shipped out and not yet invoiced, as well as shipments that have been invoiced and not yet funded.

This information also enables Intelligent Audit to allocate shipment costs to the SKU level. « Shippers can understand their profitability at the most granular level, » Testani says. With this additional data, Intelligent Audit can provide its customers with more detail and color on their transportation data, by joining order information such as the PO and load numbers to the carrier invoices.

The reporting capabilities also include trends and historical dashboards that can help shippers identify spikes and anomalies as they occur; relevant KPIs that provide insight to the trade-offs between cost, speed, and performance; and interactive heat maps that pinpoint bottlenecks and problematic or high-cost locations. The system’s 700-plus pre-built reports provide real-time reporting and tracking, time-in-transit analysis, and data on accessorial management, carrier performance, and hub injection analysis, among others.

Intelligent Audit’s powerful reporting and analytics functionality helped a large retailer optimize its omnichannel shipping strategy. The retailer’s fulfillment network includes both distribution centers and brick-and-mortar stores. The company suspected it had an opportunity to increase store-based fulfillment, but lacked hard data to validate this hypothesis. Manually conducting an analysis would have been too time-consuming.

The retailer leveraged IA’s proprietary algorithms to analyze each of its stores. With this insight, the retailer was able to maximize the productivity of its existing infrastructure, identify the ZIP codes in which it made sense to add warehouses or convert existing stores to distribution centers, and optimize the placement of new stores, Testani says.

According to Intelligent Audit’s research, their customers save an average of 12% to 18% of their shipping costs. The exact amount will vary with the modes, carriers, and services utilized.

nVision Global Technology Solutions: Analyzing Data

nVision Global provides global freight invoice audit, payment, and transportation spend management services for customers around the globe through seven full-service processing centers located on three continents, and with employees who are fluent in more than 25 languages.

The company’s expertise lies in managing and auditing invoices for all modes and services of transportation, and in any currency and most languages, says Keith Snavely, senior vice president, global sales with the McDonough, Georgia-based firm. « nVision’s niche is multinational corporations of all sizes who need an FBAP provider with global capabilities, » he says.

Each year, nVision processes 125 million invoices, totalling more than $6 billion. Its web-based exception management tools are available in multiple languages and can determine the correction application of each customer’s business rules and requirements.

Along with its ability to automate freight audit and payment processes, nVision’s state-of-the-art analytical tools can help customers achieve savings of 10% to 15% of their transportation spending. It does this by enabling accurate and customized allocations of transportation costs, based on weight, SKU numbers, and other factors.

For instance, by using nVision’s analytics solution, a customer learned it was making overnight parcel shipments to a company located in its same building, but on a different floor. « The client was inadvertently spending money to send a letter two floors down, when an employee could have walked it there for free, » Snavely says.

Another company used nVision’s lane analysis solution to consolidate shipments and identify areas in which it could change transportation modes, while still meeting its service level agreements. In doing so, it captured about $400,000 in annual savings. « That would have been impossible without the data we capture through the freight audit and payment process, » Snavely says.

nVision, like other FBAP providers, is expanding its traditional suite of services to provide other supply chain solutions, such as transportation management services. Because it has already captured the volume of information available on most invoices, nVision can use its analytical tools to identify ways customers can lower the costs and increase the effectiveness of their supply chain management functions.

In addition, nVision’s Global Supply Chain Services division can work with its customers to use data generated by the audits to improve rate negotiations for any mode of transportation. « These savings are significant, and on top of the 10% to 15% savings identified in the audit, » Snavely says.

Orca: Revealing the Big Picture

At first glance, whales may seem to have little to do with freight bills. However, the name of Toronto-based Orca Intelligence reflects its founders’ desire « to be a big fish in a small sea rather than just another player in the supply chain industry, » says co-founder Marco Grossi. « This is a niche market, and we feel very confident that with the right technology and focus on client experience, we can become one of the bigger players. »

« Customers uncover opportunities to reduce costs or reconfigure their supply chains to be more efficient. »

-Marco Grossi (right), Co-Founder, Orca
(pictured with co-founder and brother Matt Grossi)

Orca’s solution manages a supply chain invoice, starting from the moment a purchase order is dropped into a client’s ERP or WMS system, and all the way through each process that leads to payment. As this occurs, Orca leverages artificial intelligence, machine learning, and business intelligence to collect and clean the data it’s capturing, so it can populate custom-made dashboards available through the system. This helps supply chain professionals analyze their shipping data and make more effective business decisions.

After graduating university, Grossi and his brother, Matt, also an Orca co-founder, joined the family business, 3PL Links. Grossi held various roles in operations and sales, while Matt led the finance and IT team. In 2014, the two decided to outsource the company’s freight auditing function. Unhappy with the options available, they launched Orca in 2016. Business, whether measured by revenue, clients, or amount audited, has tripled or quadrupled each year since then, Grossi says. Orca’s clients span various industries, with most having at least $20 million in freight spend.

Orca also built its own middleware software that can recognize data from just about any ERP, TMS, or WMS. This software identifies the data’s meaning and pushes it into the Orca system so shippers can see and analyze it. « It’s seamless, and there’s no time needed for integration. We wanted a scalable product right from the start, » Grossi says.

Because Orca collects information as it audits freight bills, clients have asked it to provide reporting that highlights not just their supply chain function, but also their broader operations. « We become their business reporting channel, » Grossi says. For instance, the Orca system can offer SKU-level analysis, such as how much an organization is paying to ship a case of pens to every office in North America.

Through Orca’s interactive dashboards, a user can click a drop-down box and see, for instance, the activities at each of its warehouses or distribution centers, as well as the amounts each carrier is charging.

The Orca system recognizes expense patterns, compares costs of alternative carriers, and sums up total potential savings or optimized costs. « Customers uncover opportunities to reduce costs or reconfigure their supply chains to be more efficient, » Grossi says.

The company works with North America’s largest shippers and 3PLs to « give them the accurate and clean data that every organization needs to confidently make decisions that impact their bottom line, » Grossi says. « We always aim for customers to recoup their investment in Orca within a year. »

With innovation and customer experience as their cornerstone values, the Grossi brothers are setting themselves up to be the leaders in their respective space and push the boundaries and capabilities of all North American logistics and supply chain departments.

RateLinx: Uncovering Long-Term Value

RateLinx’s Intelligent Invoice Management solution provides actionable freight data, with no IT integration work required by the client company, says Shannon Vaillancourt, president with the Madison, Wisconsin-based firm. RateLinx works with companies of all sizes and from all industries. The common denominator? « They want to leverage their transportation data strategically, » he says.

« Companies want to leverage their transportation data strategically. »

-Shannon Vaillancourt
President, RateLinx

In real time, the RateLinx solution cleanses and standardizes four datasets—shipment, track and trace, invoice, and order and item data. This information forms the foundation of a « 3D » approach to data.

The first « D » is Diagnose. RateLinx, working with the customer, leverages the data to diagnose any challenges it’s facing. The next « D » is Develop. The clean, actionable data provided by the RateLinx system enables the organization to develop a solid freight invoice strategy. The final « D » is Deploy. The company’s freight invoice strategy is implemented, measured, and monitored to ensure it provides long-term value.

Because RateLinx can tap into its customers’ data feeds without requiring integration work, companies don’t need to call on their internal IT departments, which often are already stretched thin. This keeps costs down and allows companies to quickly leverage the value captured in their data. Often, this happens within about 30 days, Vaillancourt says.

The initial phase of data cleansing typically reveals savings of at least 5% of transportation spending, Vaillancourt says. In addition, longer-term, strategic changes, such as more effective freight rate negotiations, can unlock additional savings that average about 20%.

RateLinx offers detailed reports from which customers can export data to Excel, as well as pie charts with multiple drill-down levels that show Key Performance Indicators (KPIs). One popular KPI focuses on lost savings, such as the dollars spent by the company when it deviates from routing guides. Another KPI, Potential Savings, measures the cost of each routing rule that a company has in place, while the Shipment Status KPI measures and predicts the on-time arrival of shipments.

Finding a Solution

RateLinx worked with one customer that was struggling to pay its carriers on time. To the customer, it appeared as if dozens of issues were preventing it from paying the freight bills. For instance, the bills would sometimes match the shipment tender, and other times they wouldn’t. The customer occasionally received invoices for which it lacked a freight rate. « They didn’t know where to begin, » Vaillancourt says.

Vaillancourt and his team started by using RateLinx’s PayLinx system to diagnose the problem. In addition to several typical invoice issues that were quickly resolved, they uncovered an unexpected problem. Some of the company’s locations were using an out-of-date routing guide. As a result, they were tendering freight to a carrier that no longer had rates in place. Armed with this insight, the customer was able to quickly contact their locations and have them start using the latest routing guide. « This allowed our customer to save about $800,000 per week, » Vaillancourt says.

Trans Audit: Information-Rich Approach, High-ROI Service

While many freight bill audit and payment services focus on pre-payment audits, Trans Audit, the world’s largest global freight and parcel post-audit specialist, takes a different approach.

Trans Audit uncovers and recuperates hidden value and funds in paid transportation bills. « We focus solely on a true global, multimodal post-payment audit, » says Vikki L. Van Vliet, Senior Vice President of Sales and Marketing. « Trans Audit’s post-payment audit unobtrusively operates after freight audit and payment companies and internal audits. We identify and recover both overbilling and overpayment errors, and provide a secondary level of insurance, especially as carrier billing and human errors are commonplace. »

With analysts in six U.S. offices, as well as Europe, Singapore, and China, Trans Audit has been in operation for more than 40 years and employs experts in all modes of transportation.

Its clients are large-scale shippers that utilize all transport modes internationally and domestically. Trans Audit operates purely on a contingency, or benefit-sharing basis, whereby Trans Audit earns a percentage of the recoveries it ascertains.

Trans Audit identifies and recovers errors in freight rates, accessorials, distance, discounts, currency conversions, classifications, fuel, and more. It also uncovers payments to wrong parties, multiple payments, and incorrect payment ownership—that is, bills or portions of bills that clients paid even though they were not responsible for them.

« We audit for payment accuracy and ownership, as well as tariff and contract compliance to ensure that all clients’ invoices are billed and paid correctly, » Kristy Bishop, Director Sales & Marketing, says. Trans Audit also performs a logistical trend analysis to identify recurrent anomalies, confirm that accessorialcharges make sense, and clients actually received the benefit of the services billed.

The timeframe for which overbillings and overpayments can be recovered varies based on error type and transportation mode. For overpayment errors, Trans Audit typically analyzes up to five years in arrears; while for overbilling errors, the time limits range from six months to three years in arrears, depending on the mode utilized.

Via TransPortal™, Trans Audit’s online claims analytics system, clients have visibility to filed, open, and paid claims, as well as claims by mode, carrier, and error type, among other key metrics. Clients use this valuable information to take corrective action and make process improvements.

Chad W. Kennedy, IV, President of Trans Audit, states, « A truly consultative post audit should also provide clients with intellectual and process improvement insight. Trans Audit works cooperatively and collaboratively with its clients’ carriers to ensure an expeditious and amicable review and recovery process. »

Trans Audit’s proven post-audit implementation process typically takes weeks rather than months. Trans Audit directly and independently obtains data from pre-audit companies, carriers, 3PLs, or 4PLs its clients employ, as well as from clients’ ERP, TMS, or other systems.

Trans Audit’s dedicated carrier relations department submits, coordinates, and resolves claims collaboratively with all carriers, with little or no client involvement.

As a result, clients find the implementation process, as well as ongoing support, to be efficient and non-resource intensive.

Kennedy says, « The post audit should deliver more than just monetary benefits; it should also provide continuous improvement and insight into a company’s payment processes and supplier relations. Our ultimate objective is to deliver a non-intrusive, client-focused, information rich, high-ROI service. »

Trax: Deriving Actionable Insights

In 2018, Trax Technologies and Veraction merged. Their customers are seeing the benefits. The mission of the combined company, which kept the Trax name, is Total Transportation Spend Management or TTSM, says Samir Shah, chief strategy officer. To that end, it’s invested heavily in its technology platform. Trax, based in Scottsdale, Arizona, works with shippers of all sizes and across all modes.

« We leverage best-of-breed, cloud-enabled technologies to provide scalability. »

-Samir Shah
Chief Strategy Officer Trax

One result of Trax’s technology investment is the TTSM Rate Manager, which has been commercially available since April 2019. Trax developed Rate Manager because it observed many companies struggling to manage freight rates across their enterprises, says Steve Beda, executive vice president. Many other systems could only handle one or two modes of transport and were not global solutions.

After all, developing a rate management solution for all modes of transportation across the globe is a daunting undertaking. The system must account for different rate definitions, multiple currencies, and numerous other variables. Trax’s goal « was to provide a single source of truth, for all modes, all carriers, and in all regions of the world, » Beda says. Rate Manager does that.

Rate Manager also is « agnostic. » That is, it can synchronize rates and other information across multiple platforms, such as warehouse management and transportation management systems, as well as other FABP providers if required, Beda adds.

Trax has invested heavily in its Total Transportation Spend Management platform, which supports its freight audit capability. « We’re leveraging best-of-breed, cloud-enabled technologies to provide scalability, » Shah says. With this capability, the system can easily handle spikes in companies’ operations.

Another key feature of the TTSM is its extensibility, or ability to push and pull information to and from other systems. « We enable that knowledge transfer, » Shah says.

The TTSM also drives automation. « We’re removing manual processes and making it simpler and easier for enterprises to create workflows that deliver business outcomes, » Shah says.

Within TTSM, Trax continues to advance its analytics suite so it can provide not just descriptions of actions that have already occurred, but prescriptive insight for the future. « It’s like looking at your data in high definition, » Beda says. Through the analytic tools, shippers can interpret data, model scenarios, and evaluate courses of action. « We help shippers use the data to improve their transportation spend and overall logistics execution, » he adds.

For instance, Trax leveraged its business intelligence platform to provide an international retailer greater visibility to its transportation costs. The retailers uncovered and eliminated a number of inefficiencies, cutting its transportation costs by 8%.

And by analyzing inventory costs against the expense of expedited air freight at the SKU level, it cut inventory carrying costs by 3%—and that’s net of increased transportation costs from boosting its use of expedited shipping.

Trax currently processes more than $12 billion in invoices each year, across all modes of transportation and all regions of the world, for both parcel and non-parcel shipments.

The investments Trax has made in its technology offerings reflect the company’s commitment to meeting clients’ needs for freight audit tools, analysis, and insight, over both the short- and long-term. « We’re thinking not only about today and tomorrow but about what’s going to happen in the future, » Shah says. « We’re well positioned to look into the future and be a trusted advisor and solution provider for our customers. »

U.S. Bank: Building Bankable Solutions

Through U.S. Bank Freight Payment, shippers and carriers can manage freight payments and audits across all transportation modes with a single solution. « Our primary focus is helping our clients streamline their payment and audit functions, and we do that by taking paper out of the process, » says Jeff Pape, senior vice president, head of global transportation product and marketing with U.S. Bank.

« Our primary focus is helping clients streamline their payment and audit functions. »

-Jeff Pape, SVP, Head, Global Transportation
Product and Marketing, U.S. Bank

In a fast-paced, changing market, customers need simple, efficient payments, he adds. Because U.S. Bank’s solution automatically completes a pre-payment audit of invoices, it can eliminate payment errors and ensure contract rate compliance. Based in Minneapolis, U.S. Bank is the fifth largest bank in the United States.

Also through the system, both shippers and carriers can view funds received and disbursed. Prepayment audits let carriers know they’re going to receive payment for the full amount of services they provided, while shippers can be confident their contractual business rules and terms were met. « Both parties have a shared interest in making sure that they’re making the right payment at the right time, » Pape says.

U.S. Bank Freight Payment also provides benchmarking data that can help companies compare their processes to peer organizations or best-in-class groups. Through this analysis, they often can realize additional savings.

For instance, Pape and his team discovered a customer’s assessorial charges were 15% higher than its peer group. Further research showed the customer was being charged detention because its trucks were actually arriving before their scheduled times at the dock. Using this knowledge, the company adjusted its routes and schedules to minimize detention charges. « That’s where the science and the analytics come into play, » Pape says. Most customers save between 2% and 4% of their total freight spend by catching these errors, he adds.

U.S. Bank also offers a trade finance solution that helps both shippers and carriers maximize their working capital. Say a carrier wants to receive payment sooner than the terms of its contract with a shipper currently stipulates. U.S. Bank can make the payment as soon as the invoice is approved, and then work with the shipper to ultimately collect the funds owed. Conversely, for shippers looking to extend days payable outstanding and use some of their working capital, U.S. Bank can provide extended terms. « As a bank, we can facilitate and move money to meet customers’ needs and provide flexibility, » Pape says.

U.S. Bank deploys a hands-on approach that provides it with a deep understanding of its clients’ processes and priorities. It can interface with its clients in numerous ways, including paper, EDI file transfers, and APIs. As a result, it’s able to minimize disruptions to its clients’ processes, Pape says.

And as a regulated financial institution, U.S. Bank takes data and payment security seriously. « We’re regulated and held to a standard that’s much higher than our nonbank competitors, » Pape says. U.S. Bank has robust and mature processes for data security and business and disaster recovery. Each of its processes are vetted and tested quarterly. It’s one of fewer than 10 companies in the United States that have tier-four data centers—the highest level possible. « It even goes beyond the standard we’re held to by regulators, » Pape says.

iGPS: Pooling Resources

Just as FBAP services help ensure accurate freight bills, the pallet pooling company iGPS helps ensure products, and particularly grocery items, move to their desired destinations on time and intact.

« We’re a plastic pallet pooling company, » says Jeff Liebesman, chief executive officer with the Orlando, Florida-based firm. « We provide on-time, every-time quality pallets to our customer base. »

iGPS offers the only rental pallet that’s earned the NSF’s Food Equipment Certification. « iGPS pallets can easily be cleaned, won’t absorb fluids that can lead to contamination, and never require treatment with toxic pesticides or fungicides, » Liebesman says. Formerly the National Sanitation Foundation, NSF is a non-profit organization that certifies food service equipment.

Not surprisingly, iGPS focuses on the grocery supply chain and the manufacturers that supply it. Its pallets transport their products to grocery retailers. Once the grocer no longer needs the pallets, iGPS arranges for their recovery and return. « We remove the hassle of pallet management from the manufacturer and retailer, » Liebesman says. « Neither needs to spend resources moving empty pallets. »

To add to their sustainability, plastic pallets typically weigh less than wood pallets. That means shippers often can squeeze one or two more pallet loads onto a trailer than they can when using wood pallets. « Our plastic pallets are an exemplar of the circular economy, » Liebesman says.

Supply Chain Boost

Shippers are taking action to become « shippers of choice » in order to move freight quickly and reliably. One step toward this goal is paying their bills on time and accurately.

Freight bill audit and payment service providers help on this front. And that’s just for starters.

They also make sure shippers don’t pay more than they owe, or more than similar shippers in their market.

With the expertise, technology, and processes to help global enterprises not just ensure billing accuracy, freight payment providers bring more value than money. As partners, they collect insights and pinpoint actions for shippers to clear a path toward a more efficient supply chain.

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